Bab 5. Seleksi Tenaga Kerja dan Penempatan

BAB 5

SELEKSI TENAGA KERJA DAN PENEMPATAN

A.                 Seleksi Tenaga Kerja

Seleksi (selection) adalah proses memilih calon karyawan yang memiliki kualifikasi sesuai dengan persyaratan pekerjaan. Kegiatan seleksi dilakukan untuk mengurangi sebagian jumlah pelamar, sehingga diperoleh calon karyawan yang terbaik. Tanpa karyawan-karyawan berkualitas, sulit bagi perusahaan untuk mencapai keberhasilan.

Begitu pentingnya kegiatan seleksi dilakukan perusahaan untuk memilih karyawan terbaik, sejumlah dana dikeluarkan untuk kegiatan itu. Kebanyakan perusahaan menangani sendiri tugas ini dengan menyiapkan tenaga yang memiliki keahlian khusus bidang seleksi. Namun, sebagian harus mendatangkan tenaga dari luar perusahaan untuk melaksanakan tugas seleksi dengan mengeluarkan biaya per calon karyawan yang cukup mahal.

Berbeda cara perusahaan melaksanakan seleksi, ada yang terencana dan tidak terencana. Perusahaan kecil sering melakukan seleksi secara tidak terencana, kegiatan dilaksanakan ketika tenaga kerja dibutuhkan. Biasanya tugas ini secara langsung ditangani oleh manajernya sendiri. Tetapi, perusahaan besar kegiatan seleksi dilaksanakan secara terencana, dan dikerjakan oleh bagian sumber daya manusia. Tugas ini ditangani oleh orang yang memiliki keahlian khusus dalam bidang seleksi.

Sering  juga dipertanyakan dalam manajemen sumber daya manusia, apakah kegiatan rekrutmen dengan seleksi harus dipisahkan dalam fungsi manajemen sumber daya manusia atau dapat digabung menjadi satu fungsi seorang manajer? Jawabannya adalah tergantung pada besar kecilnya organisasi dan jumlah karyawan yang akan direkrut dan diseleksi. Apabila jumlah pegawai yang akan diseleksi cukup besar sampai ribuan orang, misalnya seperti penerimaan Pegawai Negeri suatu departemen, maka sebaiknya fungsi rekrutmen dan seleksi sumber daya manusia dipisahkan, akan tetapi kalau pegawai yang direkrut hanya beberapa orang saja seperti pada perusahaan kecil maka fungsi rekrutmen dan seleksi tersebut tidak perlu dipisahkan dan dapat dikerjakan oleh seorang Manajer Sumber Daya Manusia.

B.                 Proses Seleksi Karyawan

Proses seleksi merupakan serangkaian metode yang digunakan untuk memperoleh informasi tentang pengetahuan, keterampilan dan kemampuan calon karyawan. Setiap tahap dalam proses seleksi akan diperoleh informasi tentang calon karyawan, kemudian dicocokkan dengan persyaratan pekerjaan. Calon karyawan yang memenuhi persyaratan akan mengikuti tahap seleksi berikutnya. Setiap tahap dalam proses seleksi akan berurang jumlah calon karyawan yang ikut pada tahap selanjutnya.

Sebagian perusahaan menentukan proses seleksi untuk mendapatkan calon karyawan yang terbaik, sesuai dengan persyaratan pekerjaan. Berbagai bentuk proses seleksi dilakukan bergantung pada ukuran perusahaan (corporate size), sifat-sifat pekerjaan (job characteristics), jumlah pelamar dan kepentingan penarikan. Ukuran perusahaan menentukan proses seleksi yang dilakukan untuk memperoleh  karyawan yang sesuai dengan kemampuannya. Proses seleksi dpat dilaksanakan dalam waktu yang singkat, sehari atau dua hari. Tetapi, juga dapat dilaksanakan dalam waktu yang lebih lama, tiga hari bahkan bahkan membutuhkan waktu seminggu, tergantung kebutuhannya. Makin lama proses seleksi dilaksanakan, maka semakin selektif perusahaan untuk mendapatkan karyawan yang baik. Perusahaan-perusahaaan besar umumnya membuthkan proses seleksi yang lama karena mendapatkan pelamar dalam jumlah besar.

C.                 Faktor-faktor Pertimbangan Seleksi

Proses seleksi sumber daya manusia tidak mungkin berdiri sendiri tanpa pertimbangan dan faktor yang harus diperhitungkan, agar seleksi itu dapat menghasilkan penerimaan pegawai yang paling tepat dan sesuai. Adapaun faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan dalam seleksi adalah :

a.    Analisis pekerjaan yang akan dipercayakan pada pelamar tersebut

b.    Persyaratan-persyaratan yang harus dipenuhi oleh pekerja agar mampu memangku jabatan dimaksud

c.    Prestasi kerja yang yang harus dicapai

d.    Perencanaan sumber daya manusia yang telah ditetapkan organisasi

e.    Hasil rekrutmen

f.     Dan yang terakhir perlu ditekankan disini adalah karakter untuk loyalitas dan produktivitasnya

Disamping faktor-faktor yang berpengaruh dalam pelaksanaan seleksi sumber daya manusia juga perlu diperhatikan tantangan-tantangan berikut dalam proses seleksi yaitu:

1.      Penawaran Tenaga Kerja

Semakin besar jumlah pelamar yang menawarkan tenaganya dalam rekrutmen pada dasarnya semakin baik karena akan semakin besar kemungkinannya untuk mendapatkan tenaga terampil yang memenuhia segala persyaratan keahlian yang sesuai dengan jabatan pekerjaan yang akan diisinya. Jumlah pelamar tidak begitu banyak atau terbatas, kemungkinan dipengaruhi dua faktor penyebab yaitu:

a.    Karena faktor imbalan yang ditemukan terlalu minim, sehingga banyak pelamar yang enggan mengajukan lamarannya.

b.    Mungkin persyaratan-persyaratan kualitas dan keahlian yang harus dipenuhi para pelamar sangat tinggi sedangkan umur maksimum pelamar hanya 25 tahun, maka sangat terbatas pelamar yang dapat mengajukan lamarannya.

2.      Faktor Etika

Tidak dapat disangkal bahwa petugas rekrut dan seleksi pelamar kerja mempunyai peranan penting untuk menerima atau menolak pelamar kerja. Di lain pihak bahwa organisasi pemakai tenaga kerja mengharapkan agar para pelamar yang bermutu tinggilah yang dapat direkrut. Untuk menggabungkan kedua niat dan maksud tersebut, maka di dalam proses seleksi dituntut adanya standar etika yang tinggi untuk menghasilkan penerimaan tenaga kerja yang bermutu tinggi untuk diperkerjakan. Agar dapat memegang teguh norma etika diperlukan disiplin pribadi yang tinggi, kejujuran dan integritas karakter para petugas, serta efektivitas yang rasional. Pada saat dan situasi demikian inilah para perugas seleksi dihadapkan pada berbagai godaan, seperti sogokan, pengatrolan nilai ujian, kolusi, nepotisme, dan lain-lain. Maka acuan yang paling baik bagi para petugas rekrut dan seleksi sumber daya manusia adalah norma-norma etika organisasi yang sesuai dengan nilai-nilai budaya masyarakat.

3.      Faktor Internal Organisasi

Faktor internal organisasi seperti anggaran yang tersedia untuk pekerjaan yang akan direkrut dan diterima haruslah dipertimbangkan oleh organisasi sumber daya manusia dari suatu organisasi.

Di samping itu juga harus dipertimbangkan jumlah lowongan kerja yang tersedia dalam organisasi dan kebijaksanaan pimpinan organisasi tentang prioritas rekrutmen. Pimpinan organisasi sebaiknya mendahulukan tenaga kerja dari dalam organisasi itu terlebih dahulu, baru kemudian diusahakan dari luar.

4.      Faktor Kesamaan Kesempatan Kerja

Terutama bagi instansi pemerintahan yang mempekerjakan pelamar sebagai pegawai negeri, harus memberikan kesempatan yang sama bagi warga negaranya tanpa diskriminasi suku, agama, dan kedaerahan dalam arti tanpa pilih bulu. Maka dari itu pengumuman tentang lowongan kerja jabatan hendaknya diumumkan di dalam harian nasional agar khalayak ramai dapat mengetahuinya dan memberi kesempatan yang sama pada seluruh lapisan masyarakat.

Hal ini perlu diketengahkan karena pada berbagai negara dan masyarakat masih saja terdapat faktor diskriminatif dalam menerima pegawai atau pekerja, baik di instansi pemerintah apalagi di perusahaan swasta. Hal ini sangat terasa dalam praktek, oleh karena itu praktek diskriminasi tersebut dilarang oleh undang-undang.  (Drs. A. Sihotang, M.B.A. 2007 hal 114)

D.                 Langkah-langkah Seleksi Karyawan

Merupakan tahap-tahap yang harus dilalui seseorang dalam proses penarikan karyawan suatu perusahaan. Setiap perusahaan berbeda dalam menentukan langkah-langkah yang digunakan dalam kegiatan seleksi. Walaupun tidak ada standar dalam menentukan langkah-langkah seleksi, tetapi secara umum dapat ditentukan sebagai berikut :

1.          Menerima lamaran kerja

2.          Wawancara pendahuluan

3.          Tes psikologi

4.          Pemeriksaan referensi

5.          Wawancara seleksi

6.          Persetujuan atasan langung

7.          Pemeriksaan kesehatan

8.          Training atau orientasi

Ø  Formulir lamaran kerja

Tahap pertama dalam seleksi karyawan adalah menerima surat lamaran dari pelamar.lamaran dikumpulkan, kemudian dilihat kelengkapan data berdasarkan  sejumlah lamaran yang diterima. Bagian sumber daya manusia menerima lamaran pekerjaan melalui berbagai cara. Biasanya lamaran diterima melalui surat/faks atau diantar langsung oleh pelamar. Tetapi, dengan perkembangan teknologi akhir-akhir ini pelamar sering juga mengirimkan lamarannya melalui internet secara online atau cara lain dengan menggunakan elektronik.

Ø  Wawancara pendahuluan

Lamaran yng memenuhu syarat, pelamar akan dipanggil untuk mengikuti wawancara pendhuluan. Wawancara pada tahap ini biasanya dilakukan dalam waktu sangat singkat , sasarannya di sini untuk mengetahui kesungguhan pelamar bekerja pada perusahaan yang dilamar. Pertanyaan yang di ajukan sangat sederhana, namun demikian sebagaian pelamar akan tersisih, pada tahap ini akan dinilai penampilan, dan cara berkomunikasi.beberapa hal yang biasa ditanyakan pda tahap ini mengenai motivasi pelamar, gaji, dan pekerjaan yang diinginkan, serta pengalaman dan prestasi kerja yang pernah diraih pada organisasi lain. Hasil wawancara pendahuluan akan menentukan untuk mengikuti proses seleksi berikutnya.

Ø  Tes psikologi

Sebagaian besar perusahaan , baik perusahaan besar maupun kecil, melaksanakan tes psikologi dalam proses seleksi. Namun demikian ada, sebagian perusahaan kecil yang tidk melaksanakan tes psikologi sebagai dasar memilih calon karyawan terbaik, tetapi lebih mempercayakan pada seleksi wawancara saja. Beberapa hasil penelitian menunjukkan bahwa kinerja karyawan yang baik ditentukan oleh tes psikologi. Ada kolerasi yang signifikan antara tes psikologi dengan variable-variabel terpengaruh lainnya seperti kinerja karyawan, tingkat turnover dan absen karyawan.

Ø  Pemeriksaan referensi

Langkah selanjutnya yaitu perlu dilaksanakan pemeriksaan referensi atau surat keterangan. Pemeriksaan referensi bertujuan untuk memperoleh keterngn pelamar di masa lampau. Berdasarkan keterangan itu dapat memberikan informasi tentang pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang dimiliki calon karyawan.

Ø  Wawancara seleksi

Wawancara merupakan seleksi yang penting dilakukan untuk memperoleh informasi tentang kepribadian dan kemampuan pra pelamar. Pewawancara (interviewer) dapat mengetahuai kondisi fisik dan kemampuan pelamar karena berhadapan secara langsung dengan pelamar.

Persetujuan atasan langsung

Ø  Langkah selanjutnya yaitu persetujuan atasan secara langsung atau supervisor.

Para supervisor ingin bertemu secara langsung dengan calon bawahannya, karena merekalah nanti yang selalu berhubungan dalam melaksanakan pekerjaan di perusahaan. Tindakan ini dilakukan agar terdapat keselarasan hubungan antara para pekerja dengan supervisor. Dalam organisasi, hubungan antara atasan dengan pekerja dapat dilihat dalam struktur organisasi.

Ø  Tes atau pemeriksaan kesehatan

Perusahaan umumnya membutuhkan calon karyawan yang sehat jasmani dan rohani untuk dipekerjakan pada bidang pekerjaan tertentu. Dengan alasan ini , perusahaan kan melakukan pemeriksaan kesehatan jasmai dan rohani calon karyawan. Pemeriksaan kesehatan biasa dilakukan pada rumah sakit atau tempat klinik kesehatan yang dipercaya perusahaan. Tes kesehatan dilakukan untuk memastikan kemampuan jasmani pelamar dengan persyaratan pekerjaan.

Ø  Training  atau orientasi

Setelah serangkaian kegiatan seleksi dilalui, maka sampailah saatnya calon karyawan mengikuti langkah Training atau orientasi. Karyawan akan diperkenalkan dengan pekerjaannya dan lingkungan perusahaan. Mungkin saja calon karyawan diberikan sebagai masalah perusahaan untuk dipecahkan.

E.                  Penempatan Karyawan

Penempatan (placement) berkaitan dengan penyesuaian kemampuan dan bakat seseorang dengan pekerjaan yang akan dikerjakannya. Suatu tugas manajer yang penting untuk menempatkan orang sesuai dengan pekerjaan yang tepat. Seseorang diberikan pekerjaan sesuai dengan pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan yang dimiliki sesuai dengan persyaratan pekerjaan. Kesalahan dalam menempatkan karyawan pada pekerjaan yang sesuai akan mendapatkan hasil yang kurang baik. Ketidaktelitian dalam hal ii bisa berakibat pada kurangnya semangat kerja yang berdampak pada rendahnya prestasi kerja, dan tingginya tingkat turnover dan absensi karyawan.

Keberhasilan dalam penempatan karyawan akan melibatkan suatu kegiatan penting adalah seleksi. Berbagai macam atau tahap seleksi yang dapat dilalui untuk dapat mengetahui kesesuaian pengetahuan, keterampilan, dan kemampuan calon karyawan dengan persyaratan pekerjaan. Melalui tes psikologi dan wawancara serta alat tes lainnya dapat digunakan sebagai dasar dalam penempatan karyawan. Oleh karena itu, kedua konsep tersebut tidak dapat dipisahkan, karena kesalahan dalam seleksi akan dapat menempatkan karyawan pada posisi yang kurang tepat.

Banyak orang yang berpendapat bahwa penempatan merupakan akhir dari proses seleksi. Menurut pandangan ini, jika seluruh proses seleksi telah ditempuh dan lamaran seseorang ditrima, akhirnya seseorang memperoleh status sebagai pegawai dan ditempatkan pada posisi tertentu untuk melaksanakan tugas atau pekerjaan tertentu pula. Pandangan demikian memang tidak salah sepanjang menyangkut pegawai baru. Hanya saja teori manajemen sumber daya manusia yang mutakhir menekankan bahwa penempatan tidak hanya berlaku bagi para pegawai baru akan tetapi berlaku pula bagi para pegawai lama yang mengalami alih tugas dan mutasi. Berarti konsep penempatan mencakup promosi, transfer, dan bahkan demosi sekalipun. Dikatakan semikian karena sebagaimana halnya dengan para pegawai baru, pegawai lamapun perlu di rekrut secara internal, perlu dipilih dan biasanya juga menjalani program pengenalan sebelum mereka ditempatkan pada posisi baru dan melakukan pekerjaan baru pula.

·           Promosi

Telah umum diketahui bahwa yang dimaksud dengan promosi ialah apabila seorang pegawai dipindahkan dari satu pekerjaan kepekerjaan lain yang tanggung jawabnya lebih besar, tingkatannya dalam hierarki jabatan lebih tinggi dan penghasilannya pun lebih besar.

Organisasi pada umunya menggunakan dua kriteria utama dalam mempertimbangkan seseorang untuk dipromosikan, yaitu prestasi kerja dan senioritas. Promosi yang didasarkan pada prestasi kerja menggunakan hasil penilaian atas hasil karya yang sangat baik dalam promosi atau jabatan sekarang.

Praktek promosi lainnya ialah yang didasarkan pada senioritas. Promosi berdasarkan senioritas berarti bahwa pegawai yang paling berhak dipromosikan ialah yang masa kerjanya paling lama. Banyak organisasi yang menempuh cara ini dengan tiga pertimbangan, yaitu:

a.         Sebagai penghargaan atas jasa-jasa seseorang paling sedikit dilihat dari segi loyalitas kepada organisasi,

b.        Penilaian biasanya bersifat obyektif karena cukup dengan membandingkanmasa kerja orang-orang tertentu yang di pertimbangkan untuk dipromosikan,

c.         Mendorong organisasi mengembangkan para pegawainya karena pegawai yang paling lama berkarya akhirnya akan mendapat promosi.

·           Alih Tugas

Dalam rangka penempatan, alih tugas dapat mengambil salah satu dari dua bentuk. Bentuk pertama adalah penempatan seseorang pada tugas baru dengan tanggung jawab, hierarki jabatan dan penghasilan yang relatif sama dengan statusnya yang lama. Dalam hal demikianseorang pegawai ditempatkan pada satuan kerja baru yang lain dari satuan kerja dimana seseorang selama ini berkarya. Bentuk lain alih tempat. Jika cara ini yang ditempuh, berarti seorang pekerja melakukan pekerjaan yang sama atau sejenis, penghasilan tidak berubah dan tanggung jawabnya pun relatif sama.

Melalui alih tugas para pegawai sesungguhnya memperoleh manfaat yang tidak kecil antara lain dalam bentuk:

a.         Pengalaman baru

b.        Cakrawala pandangan yang lebih luas

c.         Tidak terjadinya kebosanan atau kejenuhan

d.        Perolehan pengetahuan dan keterampilan baru

e.         Perolehan perspektif baru mengenai kehidupan organisasional

f.         Persiapan untuk menghadapi tugas baru, misalnya karena promosi

g.         Motivasi dan kepuasan kerja yang lebih tinggi berkat tantangan dan situasi baru yang dihadapi.

Singkatnya, alih tugas dapat merupakan kesempatan yang sangat berharga untuk berkembang dalam rangka aktualisasi diri.

·           Demosi

Demosi berarti bahwa seseorang, karena berbagai pertimbangan, mengalami penurunan pangkat atau jabatan dan penghasilan serta taggung jawab yang semakin kecil.

Pada umunya demosi dikaitkan dengan pengenaan suatu sanksi disiplin karena berbagai alasan, seperti:

a.         Penilaian negatif oleh atasan karena prestasi kerja yang tidak/kurang memuaskan,

b.        Perilaku pegawai disfungsional, seperti tingkat kemangkiran yang tinggi.

Daftar pustaka :

-          Hani, Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE. Yogyakarta

-          Sulistiyani, Ambar Teguh. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia:Konsep, Teori dan Pengembangan dalam Konteks Organisasi Publik. Yogyakarta: Graha Ilmi.

Bab 4. Penarikan Sumber Daya Manusia

BAB 4

PENARIKAN SUMBERDAYA MANUSIA

Penarikan karyawan-karyawan baru bagi organisasi akan terus merupakan tantangan bagi semua departemen personalia. Kadang-kadang kebutuhan karyawan baru ecara jelas sebelumnya karena renana-rencana sumberdaya manusia disusun dengan baik. Pada saat lain,departemen personalia dihadapkan dengan permintaan yang mendadak untuk mnegisi lowongan secepat mungkin. Dalam kedua kasus tersebut, penarikan pelamar atau calon karyawan merupaka kegiatan penting.

Penarikan (recruitment) adalh proses pencarian dan ‘pemikatan’ para calon karyawan (pelamar) yang mampu untuk melamar sebagai karyawan. Proses ini dimulai ketika para pelamar dicari dan berakhir bila lamaran-lamaran (aplikasi) mereka diserahkan. Hasilnya adalah sekumpulan pencari kerja darimana para karyawan baru diseleksi . pelaksanaan penarikan biasanya merupakan tanggung jawab departemen personalia, meskipun kadang-kadang digunakan para spesialisis proses penarikan yang disebut recruiters. Proses penarikan penting karena kualitas sumberdaya manusia organisasi tergantung pada kualitas penarikannya. 

MAKSUD DAN TUJUAN REKRUTMEN

Adapun maksud dan pentingnya penarikan ini adalah :

·            Menetukan kebutuhan penarikan tenaga kerja

·            Meningkatkan jumlah pelamar kerja secara efisien

·            Membantu meningkatkan rating proses seleksi dengan mengurangi jumlah pelamar kerja yang underqualified atau overqualified

·            Mengurangi kemungkinan berhenti atau mutasi setelah diangkat

·            Memenuhi kewajiban organisasi melaksanakan program pemerataan kesempatan kerja

·            Mengidentifikasi dan menyiapkan calon-calon tenaga kerja yang potensial

·            Meningkatkan efektivitas organisasi dan individu baik untuk jangka pendek maupun panjang

·            Menilai efektivitas berbagai teknik dan lokasi rekrutmen

Tujuan aktivitas penarikan terdiri dari :

1.        Memikat pelamar yang melamar kesempatan kerja

2.        Mempengaruhi pelamar menerima tawaran yang mereka terima

3.        Sebagai sarana pertukaran informasi

ALASAN MENGADAKAN REKRUTMEN

Ada beberapa alasan yang mendorong suatu organisasi melakukan penarikan pegawai yaitu :

1.        Berdirinya organisasi baru

2.        Adanya perluasan kegiatan organisasi

3.        Terciptanya pekerjaan dan kegiatan-kegiatan baru

4.        Adanya pekerja yang pindah keorganisasi lain

5.        Adanya pekerja yang berhenti, baik dengan hormat maupun tidak dengan hormat sebagai tindakan punitive

6.        Adanya pekerja yang berhenti karena memasuki usia pension

7.        Adanya  pekerja yang meninggal dunia

Penarikan Orang-orang yang diangkat secara Politik

Rekrutmen ini dilakukan tidak hanya untuk menarik atau mendapatkan tenaga-tenaga yang bersifat teknis, tetapi juga perekrutan dilakukan oleh lembaga-lembaga negara yang bersifat politis. Di samping itu perekrutan juga dilakukan untuk pengisian jabatan-jabatan eksekutif dan staf ahli.

Hal-hal yang merupakan salah satu ciri perbedaan antara pimpinan yang diangkat secara politis dengan pimpinan yang diangkat berdasarkan karir yaitu:

a)        Orang yang diangkat/ditunjuk secara politis biasanya orientasi
kesetiaannya ke atas, yakni kepada pejabat yang mengangkatnya. Orang-orang tersebut dikenalkan dengan pegawai-pegawai dan jabatan-jabatannya dikarenakan kesetiaan politik dan psikologi yang telah mereka berikan kepada pejabat yang terpilih.

b)        Mereka biasanya tidak banyak mengetahui tentang struktur dan fungsi dari instansi pemerintah yang mereka jalankan, walupun mungkin penunjukan mereka didasarkan kepada latar belakang pengalaam yang dianggap berkaitan denagn posisi yang mereka duduki

c)        Mereka kebanyakan adalah orang-orang yang juga dianggap berhasil dalam usaha-usahanya di sektor swasta.

d)        Orang-orang yang terpilih secara politikini dalam hal-hal tertentu, mungkin melihat para birokrat karir sebagai orang-orang yang tidak tida mempunyai daya tanggap secara pilitik,, termasuk loyalitas mereka terhadap program-program atau kebijakan-kebijakan dari pemerntah terdahulu. Oleh karena itu para pejabat terpilih memandang proteksi-proteksi pelayanan sipil sebagai red tape (berbelit-belit) yang memelihara pegawai-pegawai yang tidak produktif pada pegawai-pegawai mereka.

KENDALA-KENDALA PENARIKAN

Agar proses penarikan berhasil, perusahaan perlu menyadari berbagai kendala. Batasan-batasan ini ersumber dari organisasi, pelaksanaan penarikan dan lingkungan eksternal. Meskipun kendala yang dihadapi perusahaan bervariasi dari situasi dengan situasi lainnya, uraian berikut mencakup berbagai kendala yang paling umum.

·           Kebijaksanaan-kebijaksanaan Organisasional

Berbagai kebijaksanaan organisasioal merupakan sumber batasan potensial. Kebijaksanaan-kebijaksanaan ini berusaha untuk mencapai keseragaman, manfaat hubungan masyarakat, ekonomis, dan sasaran-sasaran lain yang tidak berhubungan dengan penarikan. Diantara kebijaksanaan-kebijaksanaan organisasional penting yang akan mempengaruhi penarikan adalah:

1.         Kebijaksanaan promosi

Kebijaksanaan Promosi dari dalam dimaksudkan untuk memberikan lepada karyawan sekarang kesempatan pertama untuk mengisi lowongan-lowongan pekerjaan. Kebijaksanaan ini akan meningkatkan moral dan partisipasi karyawan, serta membantu kegiatan “pemeliharaan” para karyawan.

2.         Kebijaksanaan Kompensasi

Kendala umum yang dihadapi pelaksana penarikan adalah kebijaksanaan-kebijaksanaan penggajian atau pengupahan. Organisasi biasanya menetapkan “range” upah untuk berbagai pekerjaa yang berbeda. Besarnya kompensasi yang ditawarkan organisasi akan mempengaruhi minat pencari kerja untuk menjadi pelamar serius. Sebagai contoh, bila tingkat “harga” pasar bagi seorang akuntan junior adalah antara Rp 300.000,00 sampai dengan Rp 400.000,00 per bulan, maka jumlah pelamar yang memuaskan akan sedikit kalau perusahaan hanya dapatmenawarkan gaji RP 200.000,00 samapi dengan Rp 250.000,00 per bulan.

3.         Kebijaksanaan Status Karyawan

Banyak perusahaan mempunyai kebijaksanaan penerimaan karyawan dengan status honorer, musiman atau sementara, atau”part-time”. Meskipun minat pelamar terhadap tipe status penerimaan seperti ini semakin tinggi, kebijaksanaan tersebut dapat menyebabkan perusahaan menolak karyawan “qualified” yang menginginkan status kerja “full-time”.

4.         Kebijaksanaan Penerimaan Tenaga Lokal

Perusahaan mungkin mempunyai kebijaksanaan untuk menarik tenaga-tenaga lokal dimana perusahaan berlokasi dan beroperasi. Prioritas penarikan ini biasanya dimaksudkan untuk lebih terlibat dalam masyarakat dan mejalin hubungan baik dengan lingkungan masyarakat disekitar perusahaan.

·           Rencana-rencana Sumberdaya Manusia

Rencana sumberdaya manusia merupakan salah satu faktor yang garus dipertimbangkan dalam proses penarikan. Dengan merinci persediaan keterampilan, rencana latihan dan pengembangan serta promosi dan transfer, rencana personalia menguraikan pekerjaan-pekerjaan mana yang harus dipenuhi melalui penarikan dan mana yang akan diisi secara internal. Rencana ini membantu proses penarikan karena meringkas kebutuhan-kebutuhan penarikan di waktu yang akan datang.

·           Kondisi Pasar Tenaga Kerja

Pasar  tenaga kerja merupakan suatu wilayah geografis dimana kekuatan-kekuatan suplai(orang-orang yang sedang mencari pekerjaan) berinteraksi dengan kekuatan-kekuatan permintaan ( perusahaan-perusahaan yang sedang mencari karyawan) dan dengan demikian menentukan harga tenaga kerja. Pemahaman akan kondisi pasar tenaga kerja memungkinkan menajemen dapat memperkirakan suplai tenaga kerja yang tersedia untuk penarikan karyawan. Bila suplai dalam wilayah geografis tertentu terbatas, penarikan harus diperluas dan biasanya biaya-biaya tenaga kerja akan lebih besar. Sebaliknya , bila suplai karyawan yang “ qualified” relatip tinggi dalam pasar tenaga kerja lokal, maka harga tenaga kerja akan cenderung menjadi rendah.

·           Kondisi –kondisi Lingkungan Eksternal

Kondisi-kondisi diluar perusahaan sangat mempengaruhi penarikan. Di samping perubahan-perubahan dalam pasar tenaga kerja, tingkat pengangguran, kondisi dan tingkat pertumbuhan perekonomian, hukum pemburuan, proyeksi angkatan kerja oleh Departemen Tenaga Kerja, kelangkaan tenaga kerja dengan keterampilan-keterampilan tertentu, dan kegiatan penarikan para pesaing, semua akan mempunyai dampak pada upaya-upaya penarikan perusahaan . Meskipun faktor-faktor tersebut telah dipertimbangkan dalam perencanaan sumberdaya manusia, lingkungan ekonomi dapat berubah secara cepat sesudah rencana disetujui.

Seperti halnya kondisi perekonomian, penjualan dan perubahan perilaku pesaing juga sering memaksa perusahaan untuk mnyelesaikan upaya penarikannya. Persaingan yang semakin ketat untuk memperebutkan tenaga-tenaga berkualitas (seperti, kasus “pembajakan” manajer) memerlukan program penarikan yang lebih agresif. Dan bila ondisi bisnis menurun, perusahaan mungkin harus mengurangi kegiatan penarikan.

·           Persyaratan-persyaratan Jabatan

Tentu saja, persyaratan-persyaratan setiap jabatan adalah salah satu kendala penarikan. Sebagai contoh, untuk menariktenaga-tenaga trampil adalah lebih sulit daripada tenaga-tenaga tidak terampil. Departemen personalia perlu mempelajari permintaan-permintaan jabatan dari informasi analisis jabatan, dan komentar para manajer. Pengetahuan akan persyaratan-persyaratan jabatan memungkinkan bagian personalia untuk memilih cara terbaik dalam program penarikan dengan batasan-batasan yang ada.

·           Kebiasaan-kebiasaan Pelaksana Penarikan

Keberhasilan pelaksanaan penarikan di masa lalu akan membentuk kebiasaan-kebiasaan. Memang hal ini dapat menghilangkan keputusan-keputusan yang memakan waktu, tetapi juga bisa meneruskan kesalahan-kesalahan atau menghindarkan alternatif-alternatif yang lebih efektif. Dengan demikian para pelaksana penarikan memrlukan umpan balik positif dan negatif, agar mereka tidak hanya menggantungkan diri pada kebiasaan yang telah terbentuk.

SALURAN-SALURAN PENARIKAN

Metode-metode  penarikan sering disebut sebagai saluran-saluran (channels). Ada perusahaan menunggu secara pasif para pelaar lowongan pekerjaan yang datang kepadanya. Di lain pihak, banyak perusahaan lainnya menggantikan pendekatan lebih agresif dalam penarikan karyawan potensial. Perusahaan dan pelamar biasanya memanfaatkan sejumlah terbatas saluran yang tersedia. Berbagai saluran atau sumber yang dapat digunakan untuk penarikan karyawan adalah :

1.        Walk – ins

Pelamar atau pencari pekerjaan datang sendiri ke perusahaan dan kemudian mengisi blangko lamaran yang telah disediakan. Lamaran-lamaran ini disimpan dalam suatu file sampai ada lowongan pekerjaan atau samapi lamaran dinyatakan tidak valid lagi.

2.        Rekomendasi Dari Karyawan (Employee Referrais)

Para karyawan perusahaan sekarang bisa merekomendasi penari pekerjaan kepada departemen personalia. Metode ini mempunyai beberapa kebaikan khaas. Pertama, karyawan yang memberikan rekomendasi berarti telah melakukan penyaringan pendahulan.

3.        Pengiklanan

a.       Want ad

Menguraikan pekerjaan dan “benefit”, mengidentifikasikan perusahaan dan memberitahukan bagaimana cara untuk melamar disebutkan dalam iklan itu.

b.      Blind ad

Suatu blind ad adalah want ad yang tidak menyebutkan perusahaan, pelamar  yang berminat  diminta mengirimkan lamaran ke P.O Box dengan nomor tertentu pada kantor pos atau pada perusahaan surat kabar.

4.        Agen Penempatan Tenaga Kerja

Penarikan tenaga kerja juga dapat dilakukan melalui agen penempatan kerja (employment agencies), baik pemerintah maupun swasta. Setiap pemerintahan biasanya mempunyai kantor penempatan tenaga kerja. Di indonesia , kantor-kantor penempatan ada di seluruh daerah dan dikelola oleh masing-masing Kantor Wilayah Departemen Tenaga Kerja.

5.        Lembaga Pendidikan

Pekerjaan dalam perusahaan menjadi semakin teknis dan kompleks, sehingga perusahaan makin memerlukan para sarja lulusan pendidikan tinggi.

6.        Organisasi Karyawan

Di negara maju, di mana serikat buruh cukup kuat, perusahaan dapat menarik karyawan dengan keterampilan tertentu melalui organisasi karyawan.

7.        Leasing

Untuk menyesuaikan dengan fluktuasi kebutuhan personalia jangka pendek, perusahaan bisa menarik karyawan honorer yang dibayar secara harian atau perjam. Hal ini telah banyak bermanfaat dalam bidang tertentu. Dengan cara leasing perusahaan tidak hanya mendapatkan personalia terlatih baik dan terpilih tetapi juga menghindari perusahaan dari kewajiban dalam pensiun, asuransi dan kompensasi.

8.        Nepotisme

Penarikan anggota keluarga merupakan komponen program penarikan yang tidak dapat dielakkan dalam perusahaan perseorangan atau keluarga. kebijaksanaan seperti ini tidak berkaitan dengan penarikan atas dasar kecakapan, tetapi berdasarkab kepentingan dan kesetiaan terhadap perusahaan.

9.        Asosiasi Profesional

Berbagai asosiasi profesional (seperti KADIN, IW API, HIPMI, IAI, dsb) dapat berfungsi sebagai sumber penarikan. Organisasi tersebut mungkin menyelenggarakan kegiatan penempatan untuk membantu para profesional mendapatkan pekerjaan.

Ø  Evaluasi Penarikan

Tidak semua perusahaan berhasil dalam program-program penanganannya. Oleh karena itu, sumber-sumber yang digunakan senantiasa harus dievaluasi dan dinilai dengan derajat sukses dalam perolehan personalia yang cakap dan memenuhi persyaratan.

Jumlah pelamar, meskipun merupakan petunjuk tentang memikat tidaknya program penarikan, mempunyai nilai terkecil dalam penentuan efektivitas program. Karena para pelamar-pelamar dapat ditarik dengan berbagai metode tetapi mungkin tidak menghasilkan penerimaan yang berhasil. Memang evaluasi seperti ini juga akan tercakup dalam penilaian prosedur  atau proses seleksi, tetapi kita percaya bahwa seseorang tidak akan dapat secara tepat mengevaluasi program penarikan tanpa mempertimbangkan hasilnya, yaitu penempatan yang berhasil.

Ø  Blanko Lamaran Pekerjaan

Blanko lamaran pekerjaan (job application blank) mengumpulkan informasi tentang para pelamar dalam bentuk yang seragam. Informasi yang dikumpulkan dari setiap pelamar hendaknya dapat diperbandingkan.

Ø  Data Pribadi

Hampir semua blanko lamaran dimulai dengan permintaan akan data pribadi. Nama, alamat, nomor telepon dan status perkawinan adalah beberapa pertanyaan yang hampir universal. Departemen personalia harus mampu menunjukan bahwa pertanyaan-pertanyaaan tersebut mempunyai hubungan dengan pekerjaan.

Lamaran bisa mencakup informasi tentang kesehatan, berat, dan tinggi badan, cacat yang akan menghambat  pelaksanaan pekerjaan, dan sakit bawaan. Selanjutnya, informasi megenai jumlah tanggungan dan kepada siapa perusahaan menghubungi dalam keadaan darurat juga lazim ditanyakan.

Ø  Pendidikan dan Keterampilan

Bagian pendidikan dan keterampilan pada blanko lamaran dirancang untuk megungkap kemampuan-kemampuan pelamar. Sedangkan pertanyaan tentang keterampilan khusus bisa digunakan untuk menilai prospek karyawan.

Ø  Pengalaman Kerja

Pelamar sering diminta untuk menguraikan pekerjaan-pekerjaan masa lalunya. Dari informasi ini, perusahaan dapat mengetahui apakah pelamar adalah seseorang yang senang berpindah pindah pekerjaan atau cenderung menjadi karyawan setia. Kadang-kadang pertanyaan tentang pengalaman menyangkut juga dengan pengalaman kerja di bidang kemiliteran.

Ø  Status Pekerjaan

Beberapa pertanyaan lamaran berkaitan dengan sasaran pekerjaan dan kesediaan bekerja pelamar. Tercakup pada pertanyaan ini adalah posisi jabatan yang dicari, kesediaan untuk menerima jabatan-jabatan lain, tanggal mulai bekerja yang diinginkan, gaji atau upah yang diharapkan, dam status penerimaan sebagai part timer, karyawan tetap, honorer atau full timer.

Ø  Keanggotaan Organisasi, Penghargaan dan Hobi

Pelamar adalah lebih dari sekedar calon karyawan. Mereka juga wakil perusahaan dalam masyarakat. Untuk jabatan-jabatan manajerial dan profesional, kegiatan-kegiatan “off the job” bisa membuat seorang calon lebih disukai dibanding calon –calon lain. Sedangkan hobi bisa memperkuat keterampilan-keterampilan pekerjaan dan menunjukan jalan keluar untuk stress dan frustasi, atau kesempatan-kesempatan pelayanan selanjutnya terhadap perusahaan.

Ø  Referensi

Di samping referensi-referensi tradisional dari para karyawan lama atau teman-teman, pelamar bisa ditanya tentang informasi referensi lainnya. Pertanyaan-pertanyaan ini mencakup catatan kriminal dan latar belakang pelamar. Informasi-informasi semacam itu penting terutama untuk jabatan-jabatan tertentu, seperti kasir.

Ø  Tanda Tangan

Pelamar pada umumnya diminta untuk menandatangani dan mencantumkan tanggal lamaran mereka. Sebelum tanda-tangan biasanya ada kalimat yang menyatakan otorisasi dan jaminan pelamar bahwa semua informasi yang diberikan benar.

TEKNIK PENARIKAN

Teknik-teknik rekrutmen, baik di sektor publik maupun swasta dapat dilakukan melalui asas disentralisasikan atau didesentralisasikan, tergantung keadaan (besarnya) organisasi, kebutuhan dan jumlah calon pekerja yang hendak direkrut.

1.                  Centralized Recruitment TechniqiueTeknik (Rekrutmen yang Disentralisasikan)

Jika instansi tersebut mempunyai beberapa ribu pekerja, dan jika departemen-departemen yang berbeda merekrut sejumlah besar pekerja juru ketik atau teknis bagi tipe kedudukan yang sama, rekrutmen yang disentralisasikan akan lebih sering dipakai karena lebih efisien biaya.

Jika rekrutmen disentralisasikan, instansi yang mengelola sumber daya manusia itu akan bertanggungjawab untuk meminta dari para manajer akan perkiraan-perkiraan periodik mengenai jumlah dan tipe pekerja-pekerja baru yang dibutuhkan di waktu akan datang.

1.      Jenis pekerja, klasifikasi, dan besarnya gaji

2.      lokasi tugas (unit geografis dan organisasi)

3.      gambaran dari kewajiban-kewajiban kerja.

4.      Kualifikasi minimal

5.      Tanggal mulai kerja

6.      Prosedur-prosedur pelamaran,

7.      Tanggal penutup bagi

2.                  Decentralized Recruitment Techniqiue (Teknik Rekrutmen yang Didesentralisasikan)

Rekrutmen yang didesentralisasikan terjadi di instansi-instansi yang relatif kecil, kebutuhan-kebutuhan rekrutmen terbatas, dan dalam mana setiap instansi mempekerjakan berbagai tipe pekerja. Rekrutmen dengan cara ini selalu dipakai untuk posisi-posisi khas profesional, ilmiah, atau administratif bagi suatu instansi tertentu. Selama masa resesi, di mana permintaan akan pekerjaan-pekerjaan pemerintah meningkat tetapi lowongannya terbatas, maka penggunaan rekrutmen dengan cara ini lebih efektif.

3.                  Name Request : Gabungan Politik dan Pelayanan Sipil

Teknik Name Request (kombinasi antara politik dan pelayanan sipil). Teknik kombinasi antar politik dan sipil merupakan proses rekrutmen yang melibatkan nilai-nilai political responsiveness dan managerial efficiency. Khusunya untuk lowongan-lowongan jabatan profesional dan administratif tingkat atas, sistem ini lebih banyak dipergunakan tingkat atas, teknik name request ini sering dipergunakan, walaupun teknik ini tidak terlepas dari kelemahan-kelemahan.

Kelemahan-kelemahan tersebut adalah:

1. Karena dapat mengarah sistem cronyism dalam pengangkatan seseorang dan bisa bertentangan dengan tujuan-tujuan social equity atau efficiency dari instansi-instansi.

2.    Karena bisa membatasi hak-hak pegawai

3.   Dapat secara tidak adil mengeluarkan nama-nama dari para pelamar yang telah ada lebih dahulu dalam daftar

Pandangan lain berpendapat bahwa melalui teknik ini instansi memungkinkan untuk mewawancarai dan melakukan praseleksi terhadap pelamar yang memenuhi tuntutan kualifikasi. Dengan demikian akan dapat menekan biaya terutama biaya surat menyurat.

Daftar pustaka :

-          Hani, Handoko. 2014. Manajemen Personalia dan Sumber Daya Manusia. BPFE. Yogyakarta

-          Sulistiyani, Ambar Teguh. 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia:Konsep, Teori dan Pengembangan dalam Konteks Organisasi Publik. Yogyakarta: Graha Ilmi.